Privacyverklaring DocLine

LAATSTE AANPASSING: 17 OKTOBER 2023 

DocLine is een eerstelijns zorgaanbieder, onderdeel van de Arts en Zorg Groep (Arts en Zorg B.V.), statutair gevestigd te Hilversum en kantoorhoudende aan Herculesplein 28 (3584 AA) in Utrecht. De Gezond.nl app maakt onderdeel uit van de dienstverlening van DocLine.

Als zorgaanbieder gebruiken wij veel vertrouwelijke gegevens van onze patiënten. Wij vinden het belangrijk dat je ervan uit kunt gaan dat deze gegevens vertrouwelijk blijven. Daarom gebruiken we jouw gegevens volgens de geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy. In de zorg zijn de belangrijkste regels geschreven in de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring vertellen wij over de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan.

1. Jouw gegevens

Welke gegevens verzamelen wij? 

In zijn algemeenheid kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Contactgegevens;
  • persoonlijke gegevens;
  • identificatiegegevens;
  • medische gegevens;
  • Gegevens die worden verstrekt als je contact met ons opneemt of een klacht indient.

DocLine gebruikt alle gegevens die je zelf deelt bij een contactmoment met één van onze zorgverleners, bijvoorbeeld tijdens een chatgesprek, telefoongesprek, videogesprek of fysiek contact op de praktijk. Daarnaast gebruiken wij soms informatie die wij van iemand anders hebben ontvangen, bijvoorbeeld als wij samen met een andere zorgaanbieder betrokken zijn bij jouw medische behandeling.

Aanvullend kunnen wij gegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

  • Afhandeling van klachten.
  • Om te voldoen aan wet- en regelgeving of rechterlijke bevelen en/of uitspraken.
  • In het kader van een geschil, rechtsvordering en/of juridische procedure.

Voor kwaliteitsdoeleinden en verbetering van (de diensten van) DocLine.

2. Wat zijn de plichten van DocLine?

DocLine is volgens de AVG de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die in de DocLine praktijken plaatsvindt. Aan de plichten die daaruit voortkomen, voldoet DocLine als volgt:

  • Jouw gegevens worden voor specifieke doeleinden verwerkt. Deze doeleinden worden stuk voor stuk beschreven in hoofdstuk 3 van deze privacyverklaring: ‘Wanneer en voor welke doeleinden verwerken wij jouw gegevens?’.
  • Normaal gesproken vindt er geen verwerking plaats voor andere doeleinden. Wanneer we jouw gegevens voor een ander doel willen gebruiken, vragen wij eerst toestemming. Wij doen dit niet wanneer wij wettelijk verplicht zijn om je persoonsgegevens voor het andere doel te delen of wanneer de verwerking van je gegevens samenvalt met het oorspronkelijke doel. Als een verwerking plaatsvindt op basis van een door jou gegeven toestemming, kan jij deze toestemming altijd weer intrekken.
  • De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats volgens de wettelijke basis zoals omschreven in de AVG. Verwerkingen binnen DocLine vinden plaats binnen de grondslagen uitvoering van de overeenkomst, toestemming, het nakomen van een wettelijke verplichting en ons gerechtvaardigd belang.

Alle medewerkers van DocLine zijn verplicht om vertrouwelijk met jouw persoonsgegevens om te gaan. Daarnaast zijn jouw persoonsgegevens goed beveiligd tegen onbevoegde toegang.

3.1 Gebruik van de diensten van DocLine als patiënt

DocLine is een eerstelijns zorgaanbieder. Voor de vastlegging van je gegevens wordt het Huisartsen Informatie Systeem van DocLine gebruikt. Het Huisarts Informatie Systeem van DocLine is gekoppeld aan de Gezond.nl app. Via de Gezond.nl app heb je als patiënt toegang tot bepaalde informatie uit het Huisarts Informatie Systeem en kun je contact zoeken met een zorgverlener via de chat.

Gegevens uit het Huisartsen Informatie Systeem en de Gezond.nl app worden nooit opgeslagen op je mobile device (telefoon of tablet).

We lichten in de paragrafen hieronder verder toe op welke manier wij jouw gegevens verwerken. Hierbij maken we onderscheid tussen verschillende diensten van DocLine.

Informatie raadplegen
Zodra je als patiënt met DigiD bent ingelogd in de Gezond.nl app, worden de volgende gegevens overgenomen uit het Huisartsen Informatie Systeem van DocLine: geslacht, geboortedatum, e-mailadres en Burgerservicenummer (BSN). De hiervoor genoemde gegevens blijven bewaard in de Gezond.nl app (en in het Huisartsen Informatie Systeem).

Daarnaast worden in de app bepaalde medische gegevens getoond uit het Huisartsen Informatie Systeem zoals medicijnen, uitslagen en correspondentie. Deze gegevens worden na inloggen met DigiD getoond in de app, maar deze gegevens worden niet in de app opgeslagen.

Chat voor medische en overige vragen
Via de chatfunctie in de Gezond.nl app kun je direct een zorgvraag stellen aan een zorgverlener. De chat wordt bemand door gediplomeerde zorgverleners. De zorgverlener heeft toegang tot jouw medisch dossier in het Huisarts Informatie Systeem voor een goede zorgverlening. De inhoud van de chatgesprekken wordt alleen bewaard in de Gezond.nl app, deze worden niet opgeslagen in het Huisarts Informatie Systeem. 

Afspraken op de praktijk
Via de Gezond.nl app kan je een afspraak inplannen bij jouw DocLine praktijk. Nadat de afspraak is gemaakt, worden de volgende gegevens opgeslagen in het Huisarts Informatie Systeem en in de Gezond.nl app:

  • Afspraakgegevens: datum en tijd.
  • Huisartsenpraktijk, adres en zorgverlener met wie de afspraak is.
  • Notities die de zorgverlener bij de afspraak heeft gezet zoals de reden van de afspraak.

Telefoongesprekken en e-mails
Heb je telefonisch of via e-mail contact gezocht met een DocLine praktijk? Telefoongesprekken worden opgeslagen voor kwaliteitsdoeleinden. Na zes maanden worden de telefoongesprekken definitief verwijderd. E-mails worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het beantwoorden van je vraag.

Telefonische afspraken met een zorgverlener worden nooit opgeslagen.

Uitschrijven
Wil je je uitschrijven als patiënt bij DocLine? Neem contact op met de doktersassistent via de chat in de Gezond.nl app of schrijf je in bij een andere huisartsenpraktijk. Je nieuwe praktijk verzorgt dan de uitschrijving bij DocLine.

3.2 E-mail en notificatie doeleinden

Wij maken gebruik van de berichtenservice SendGrid om mailberichten te kunnen versturen. We gebruiken dit bijvoorbeeld om je een bevestigingsmail te sturen van een gemaakte afspraak of een wijziging in je afspraak. Deze service mails zijn onvermijdelijk bij de dienstverlening van DocLine.

Daarnaast sturen we pushberichten en notificaties vanuit de Gezond.nl app om je te wijzen op activiteit in de app. De inhoud van de berichten is pas leesbaar na het inloggen in de Gezond.nl app met DigiD. Deze notificaties zijn essentieel voor een goede dienstverlening.

Zivver: digitale uitwisseling van gegevens
Om jouw gegevens en privacy te beschermen maken we gebruik van Zivver voor digitale uitwisseling van gegevens per mail. Zivver versleutelt informatie, waardoor e-mails veilig worden verzonden. De uitwisseling van gegevens vindt alleen plaats als dit noodzakelijk is voor het verlenen van de diensten door DocLine.

3.3 Cookie Statement

Wat doen cookies?
Wij maken op onze website gebruik van cookies. Cookies zijn kleine (tekst)bestanden die een webpaginaserver, bij bezoek aan een webpagina, op jouw computer of ander elektronische apparaat (hierna “device”) plaatst. Doordat een cookie op je device wordt geplaatst, kan de webpaginaserver jouw device herkennen. Een cookie kan geen programma's starten of virussen verspreiden.

Cookies hebben een bepaalde geldigheidsduur vanaf het moment dat ze op je device worden geplaatst. Nadat de geldigheidsduur verstrijkt, wordt de cookie verwijderd door de browser. Voor sommige cookies is de duur van de browsersessie de geldigheidsduur, maar er zijn ook cookies die langer geldig blijven zodat ze ook bij een volgend bezoek aan de website kunnen worden uitgelezen.

Cookies op de DocLine.nl website
Op onze website worden cookies gebruikt voor de volgende doeleinden:

  • Functionele en technische cookies: Functionele en technische cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website. Ze maken basisfuncties van een website, zoals paginanavigatie en toegang tot beveiligde delen van de website mogelijk. Op deze manier zorgen de functionele cookies er onder andere voor dat je op onze website kunt inloggen, dat je taalvoorkeur wordt onthouden, dat je browserinstellingen worden uitgelezen of dat je een formulier in kunt vullen. Zonder deze cookies kan de website niet goed functioneren.
  • Analytische cookies: Wij maken gebruik van analytische cookies om inzichten te verkrijgen in het gebruik van onze website. Deze inzichten worden vervolgens samengevoegd en verwerkt in statistische analyses. De informatie die hierbij wordt verkregen, is anoniem en niet te herleiden tot een bepaald persoon. We gebruiken analytische cookies onder andere voor het bijhouden van het aantal bezoekers en het aantal terugkerende bezoekers op onze website.

Cookies in de Gezond.nl app
Wij maken in de Gezond.nl app alleen gebruik van tijdelijke cookies tijdens het inloggen.

In- en uitschakelen van cookies
De cookies worden geplaatst op elk device waarmee je gebruikmaakt van www.docline.nl. Wil je geen cookies via www.docline.nl (meer) ontvangen, dan moet je per device je browserinstellingen aanpassen. Via de instellingen van de internetbrowser kun je cookies weigeren en eventueel al geplaatste cookies verwijderen. Er zijn diverse soorten internetbrowsers (bijv. Internet Explorer, Firefox, Chrome en Safari) en de wijze van instellen varieert. Kijk daarom in de help-functie van je internetbrowser om jouw cookie-instellingen aan te passen.

Houd er rekening mee dat het aanpassen van jouw instellingen effect kan hebben op alle sites die je bezoekt. Dit kan bijvoorbeeld je mogelijkheden beperken om de website van docline.nl te gebruiken.

4. Delen van persoonsgegevens met derden

DocLine deelt persoonsgegevens niet met andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de verwerking van de persoonsgegevens op basis van een van de eerder genoemde grondslagen.

Belangrijke subverwerkers zijn:

Naam subverwerker

Doel van verwerking

Locatie van verwerking

Logius

DigiD identificatie patiënt

Nederland

MicroSoft

MS Azure services

Europese Economische Ruimte

BeeHealthy

Platform dienst Gezond.nl app

Europese Economische Ruimte

Arts en Zorg

Sanday Huisarts Informatie Systeem

Nederland

5. Beveiligingsmaatregelen

Wij hebben uitgebreide organisatorische en technische beveiligingsmaatregelingen getroffen om jouw gegevens te beschermen. DocLine wordt jaarlijks gecontroleerd en werkt met gecertificeerde ICT-dienstverleners. Jouw gegevens blijven uiteraard geheel vertrouwelijk. Wij leggen altijd contractueel vast dat zo'n derde partij organisatorische en passende technische en beveiligingsmaatregelen neemt en jouw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden verwerkt.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren jouw persoonsgegevens zolang dat noodzakelijk is voor de doeleinden die we in deze privacyverklaring hebben opgesomd. Voor medische gegevens in het Huisartsen Informatie Systeem is de verplichte bewaartermijn twintig jaar (gerekend vanaf de laatste aanpassing van het dossier), tenzij langer bewaren nodig is voor het verlenen van zorg. De gegevens in de Gezond.nl app, zoals de inhoud van de chatgesprekken, worden samen met samen met de gegevens uit het medisch dossier twintig jaar bewaard. Daarna worden jouw persoonsgegevens verwijderd of volledig geanonimiseerd, zodat het niet langer mogelijk is om jou te identificeren.

Voor vragen hierover kun je contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via de contactgegevens in het onderdeel ‘Functionaris voor gegevensbescherming’.

7. Jouw rechten

Jij hebt rechten ten aanzien van jouw gegevens:

  • Recht op inzage in en een kopie van jouw gegevens.
  • Recht van (feitelijke) aanpassing van of aanvulling op jouw gegevens.
  • Recht op verwijdering van jouw gegevens en het ‘recht om vergeten te worden’.
  • Recht op overdraagbaarheid van jouw gegevens (dataportabiliteit).
  • Recht op beperking van de gegevensverwerking.
  • Recht op bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Deze rechten zijn niet absoluut. Dat betekent dat wij per geval moeten beoordelen of wij hier gehoor aan kunnen geven. Indien je gebruik wenst te maken van jouw rechten, dan kun je dit mondeling of schriftelijk kenbaar maken aan DocLine. Hierbij kunnen jouw belangen ook worden behartigd door een vertegenwoordiger (zoals een schriftelijk gemachtigde of jouw curator of mentor).

Jij hebt rechten ten aanzien van jouw gegevens:

  • Recht op inzage in en een kopie van jouw gegevens.
  • Recht van (feitelijke) aanpassing van of aanvulling op jouw gegevens.
  • Recht op verwijdering van jouw gegevens en het ‘recht om vergeten te worden’.
  • Recht op overdraagbaarheid van jouw gegevens (dataportabiliteit).
  • Recht op beperking van de gegevensverwerking.
  • Recht op bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Deze rechten zijn niet absoluut. Dat betekent dat wij per geval moeten beoordelen of wij hier gehoor aan kunnen geven. Indien je gebruik wenst te maken van jouw rechten, dan kun je dit mondeling of schriftelijk kenbaar maken aan DocLine. Hierbij kunnen jouw belangen ook worden behartigd door een vertegenwoordiger (zoals een schriftelijk gemachtigde of jouw curator of mentor).

8. Functionaris Gegevensbescherming

Wij hebben een functionaris gegevensbescherming. Je kunt contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming via e-mail: fg@artsenzorg.nl of telefoonnummer: 070 - 711 24 21.

9. Informatie

Aanvullende informatie over jouw privacy of wetgeving vind je op de volgende websites:

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer je vermoedt dat jouw persoonsgegevens zijn verwerkt op een manier die in strijd is met de privacywetgeving. Wij verwijzen je hiervoor naar de site van de Autoriteit Persoonsgegevens . We raden je aan om eerst contact met ons op te nemen om te zien of je kunnen helpen bij de afhandeling van je vraag of klacht. Dat kan via de in deze privacyverklaring opgenomen contactgegevens of door direct contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming.

10. Wijziging van het Privacy Statement

Deze privacyverklaring kan worden geüpdatet door DocLine. Daarom is het verstandig om de privacyverklaring regelmatig te lezen. Op onze website kun je altijd de laatste versie van de privacyverklaring vinden, inclusief de datum waarop de privacyverklaring is aangepast.